IPaper Handbuch

Aus MAY Computer & X.KEY Wikipedia

iPaper
Version: V1.22.1
Hinterlegen von PDF Briefpapier, Formularen und Vorlagen
iPaper ermöglicht, per Druckvorgang aus beliebigen Anwendungen heraus PDF Dokumente zu erzeugen, ein ausgewähltes Briefpapier oder Vorlagendokument zu hinterlegen und z.B. direkt in eine E-Mail Nachricht einzufügen. Als Ergebnis erhält der E-Mail Empfänger ein PDF Dokument, das vom Aussehen, Layout und Farbigkeit am Bildschirm sowie beim Ausdruck exakt dem Dokument entspricht, welches er normalerweise per Post erhält.

• PDF Briefpapier als Hintergrund für Dokumente
• PDF-Tool für Überlagerung mit Briefpapier im Hintergrund
• Word Dokument auf PDF Briefpapier drucken
• Firmenbriefpapier als PDF Hintergrund für Office Dateien
•
iPaper – Warteschlange erzeugt Gesamtdokumente
Mit dieser Funktion wird die sofortige Weiterverarbeitung angehalten und die erzeugte Datei in eine Warteschlange gestellt. In Folge können weitere PDF aus anderen Quellen generiert, eingefügt und gesammelt werden. Mit Freigabe der angehaltenen Queue werden die gesammelten Dateien – als Einzel- oder als Gesamt-PDF – in die E-Mail Nachricht eingefügt.

Elektronischer Ersatz von Formularen, Vorlagen und Briefpapier
• Unabhängigkeit von Funktionen und Fähigkeiten einzelner Anwendungen
• Einfache Formular-Änderung und Verteilung – zentrale Ablage am Server für alle Anwender
• Versand / Druck und Archivierung elektronischer Dokumente in gleicher Qualität / Aussehen wie bisher auf Papier
• Einfaches Umschalten bei Verwendung unterschiedlicher Formulare
• Wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis im Ablauf – Bisher notwendige Einzelschritte werden automatisiert zu in einem einzigen Vorgang zusammengefasst

System Voraus-setzungen
Benötigt Windows 2000 / XP / Microsoft Vista

E-Mail - MS-Outlook oder MAPI kompatibel, alternativ „Speichern als“ PDF

Adobe Acrobat Reader 4 bis 8 - freie Software - ermöglicht den automatischen Druck sowie die Anzeige der PDF Dokumente über iPaper

PDF Briefpapier / Vorlagen - Muster im Lieferumfang, Erstellung und Umsetzung bestehender Vorlagen und Formulare nach PDF als Dienstleistung

E-Mail MS Outlook oder MAPI Kompative, alternativ „Speichern als PDF“

Installation
Bitte im Vorfeld beachten:
Für die Installation werden die Administratorrechte benötigt. Bei der Installation auf Citrix oder Terminalservern ist die Installation direkt auf der Konsole notwendig. (NICHT über Remote Desktop Connection)

Falls sie .NET 2.0 oder höher noch nicht installiert haben, so wird dies nun durch das Setup durchgeführt.
Andernfalls wird direkt der Ghostscript Treiber installiert.

Bei der Installation von eDocPrintPro sowie von iPaper (verwendet auch den eDocPrintPro Druckertreiber) sind unter MS-Vista einige Dinge zu beachten um sicherzustellen dass die Software richtig installiert wird.

Installation unter MS-Vista • Einloggen als Administrator = jener User unter dem MS-Vista installiert wurde - dieser User verfügt über alle erforderlichen Rechte.
• UAC ausschalten (UAC=User Account Control, ist ein neues “Feature” von MS-Vista.
• eDocPrintPro installieren - Setup.exe ausführen

Oder falls Sie bereits Administrator Rechte haben (Benutzer ist in der Administrator Gruppe), können Sie die UAC sofort deaktivieren und eDocPrintPro gleich installieren. Danach kann UAC wieder ein geschalten und aktiviert werden.
Es wäre auch möglich die entsprechenden UAC Einstellungen über die Registry zu deaktivieren, aber dafür ist es notwendig zu wissen welche der Einstellungen zu deaktivieren sind und nach der Installation von Patches würden diese Einstellungen wieder überschreiben werden. Somit ist der einfachste Weg UAC vor der Installation zu deaktivieren und nachher wieder zu aktivieren.
iPaper wird als neuer Drucker im System eingespielt. Hiernach kann man über „Drucker und Faxgeräte“ die Druckeinstellungen aufrufen und den Drucker konfigurieren. (mehr dazu im Kapitel Konfiguration)

Update
Bitte beachten Sie das ab Version 1.22.1 für jede iPaper Installation ein Eintrag unter Software hinterlegt wird, sowie ein neuer Drucker angelegt wird.
Entfernen Sie daher bitte die aktuelle iPaper Version von ihrem Rechner bevor sie eine neue Version aufspielen, sie erhalten sonst 2 identische Einträge im System.

Konfiguration
Nach der Installation können Sie den Druckertreiber iPaper über den Menüpunkt Drucker und Faxgeräte aufrufen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Druckeinstellungen.

Hier können Sie nun alle Einstellungen vornehmen die für den Betrieb nötig sind.

Karteireiter Papier/Layout
Papiergröße: Hier können sie aus einer Vielzahl von Papiergrößen und Sonderformaten wählen, befindet sich ihre Papiergröße dennoch nicht in der Auswahl können sie mittels „Neu“ eine Papiergröße frei definieren und hinzufügen. Alle Einstellungen wahlweise in mm oder inch.

Ausrichtung: Hier ist das klassische Ausrichten des Ausdrucks möglich, Hochformat, Querformat oder Querformat rotiert.

Seitenformat des Programms verwenden: Ist hier der Haken gesetzt werden die Einstellungen in iPaper ignoriert und die Druckparameter des Druck auslösenden Programms benutzt.

Seiten Reihenfolge: Einstellung der Druckreihenfolge der Seite

Auflösung: Nach dpi skalierbare Auflösung des Drucks.

Farbe: Einstellung S/W oder Farbe

Einstellungen Profil: Hier können Sie alle Druckeinstellungen einem Profil zuweisen, dieses Profil können Sie dann direkt für verschiedene Ausdrucke verwenden.

„Erweiterte Einstellungen“ Unter Kalibrieren versteht man die Anpassung der Farbwiedergabe eines Geräts an die eines anderen Geräts, normalerweise auf der Grundlage von Farbmessungen an den betreffenden individuellen Geräten, durch Justieren der Farbwiedergabe. Das ist ein aufwändiger Prozess, der teuren Druckstudios vorbehalten ist und u.a. eine genormte Beleuchtung erfordert.

Im Farbmanagement gehen die Bestrebungen dahin, Unterschiede zwischen Geräten und sogar Bildbetrachtungssituationen wie unterschiedlicher Beleuchtung durch eine softwareseitige Transformation der Farbwerte zu berücksichtigen. Farbprofildateien für die verwendeten Farbgeräte dienen zur Umrechnung zwischen "Gerätefarben" und einer Bilddatei in geräteunabhängiger Farbdarstellung. Alternativ können Farbprofile in die Bilddatei aufgenommen werden. Die Farbumsetzung kann durch die Bildverarbeitungssoftware alleine oder mit Betriebssystemunterstützung vorgenommen werden. Microsoft Windows bietet das Image Color Management ICM, das eine Installation von ICC Color Profiles im Betriebssystem erfordert. Die Color Profiles dürften in der Praxis von den Geräteherstellern stammen, es dürfte Abweichungen der individuellen Geräte geben, und mindestens bei Kathodenstrahlbildschirmen hängt die Farbwiedergabe sehr stark von der Beleuchtung und der individuellen Bildschirmeinregelung ab.

Hier wird empfohlen einfach aus zu testen was für sein gegenwärtiges System und den gegenwärtigen Drucker das Beste ist.

Ghostscript und Auswahl der selbigen.
Im unteren Bereich sieht man die derzeit verwendete Ghostscript Version. Über den Button „Auswahl GS Version...“ lässt sich hier die Benutze Ghostscript Version anpassen. Sowie mit den entsprechenden Programmbibliotheken eine neue Installieren.

Karteireiter Ziel
Hier lässt sich über Ziel Datei Type der gewünschte Dateityp festlegen.
Bitte beachten sie das durch das Modul „PDF/A“ die Standardausgabe in PDF/A-1b möglich ist.

In jedem Fall haben sie die Auswahl aus verschiedenen Druck und Bildformaten, sowie natürlich PDF.

Speicher Modus
Hier können Sie aus verschiedenen Optionen die für sie passende wählen, wie auch den letzten ausgewählten Ordner Standardmäßig verwenden.

Über Ziel Ordner und Dateiname können sie mittels der Prozent Zeichen oder dem Dateiordner bequem den Speicherplatz bestimmen.

Über „Ersetze bestehende Datei“ haben sie die Möglichkeit, die soeben erstellten Dokumente an das Ende der bereits bestehenden Datei anzuhängen, sie am Anfang einzufügen oder sie komplett zu ersetzen.

Karteireiter Format Einstellungen

Hier können Sie bestimmen zu welcher Adobe Acrobat Version ihr Dokument mindestens Kompatibel ist.
Es besteht die Möglichkeit zwischen den Modulen Adobe 3 4 und 5 zu wählen.
Auch können Sie die Kompressionsstufe sowie die Schrifteinbettung als auch die Farbauswahl bestimmen.

iPaper Menü
Durch Doppelklick auf das iPaper Icon gelangen Sie in das Menü, das sich wie folgt gliedert:

Toolbar

Programm starten
Programm stoppen
In Warteschlange sammeln
Warteschlange freigeben
Umschalten auf Miniaturmenü - es ist nur mehr die Toolbar sichtbar und der Hinweis auf das ausgewählte Formular
Minimieren
Info, Registrierung
Programm beenden, das Icon ist in der Taskleiste nicht mehr sichtbar. Für einen neuerlichen Start müssen Sie das Programm über Ihre allgemeine Programmauswahl öffnen.

Verarbeitungs-fenster
Hier können Sie Formulareinstellungen vornehmen und per drag & drop neue Formulare einfügen.

Formular
Sie sehen im Dropdownmenü die bereits gespeicherten Formulare. Mit den Buttons können Sie Formulare aus dem Dateisystem hinzufügen
umbenennen
löschen
bearbeiten
die Liste aktualisieren

Formular Ordner
Dies ist der Pfad zu den gespeicherten Vorlagen. Diesen können Sie nach Wunsch ändern.

Dateiname
Sie haben die Möglichkeit auszuwählen, aus welchen Variablen der Dateiname automatisch generiert wird.
Voreinstellungen wie Warteschlange anhalten und Alle Dateien mischen können hier getroffen werden.

Optionen
Durch anhaken der Checkboxen bestimmen Sie, ob
• bei jedem Druckvorgang nach dem Formular gefragt werden soll
• der Name des E-Mailanhanges geändert werden soll
• ein PDF-Passwort abgefragt werden soll
• man eine PDF-Verschlüsselung vornehmen möchte

Die Verarbeitungsparameter lassen sich auch direkt bei der Druckausgabe abfragen. Damit kann das Briefpapier / Formulare ausgewählt, der Name editiert, das PDF Passwort festgelegt oder die aktuell erstellte PDF Druckdatei in die Warteschlange eingefügt werden. Die „AutoPrint“ Funktion ermöglicht den automatischen Dokumentendruck wobei auch die Weiterverarbeitung zwischen - „E-Mail“, „Speichern unter“ und „Keine“ wählbar ist.

Allgemeine Einstellungen
PDF Druckertreiber
Wahlmöglichkeit zwischen iPaper PDF und PDFXchange

E-Mailanhang Wählen Sie, ob der Anhang eine PDF Datei sein soll oder ein zip.exe (selbst extrahierendes ZIP) bzw. zip komprimiert.
E-Mail Defaultmäßig ist MAIL API (MAPI) eingestellt, sollte die E-Mailfunktion nicht in Ordnung sein, wählen Sie Outlook aus.

Dateiname Wählen Sie aus, ob der Dateiname

• automatisch vegeben werden soll - basierend auf Variablen wie Workstation Name, User Name, Datum, Uhrzeit, Zähler, Name der ursprünglichen Datei
• der Laufwerksbuchstabe oder
• UNC Namensgebung verwendet werden soll.

Weiters können sie bestimmen, ob der Temporäre Speicherordner nach Beenden des Programms gelöscht werden soll (Checkbox anhaken).

Sprache Sie können zwischen Deutsch und Englisch wählen.
PDF Sicherheit Wählen Sie den Grad der Verschlüsselung: 40bit oder 128bit.
Druckmethode Wählen Sie zwischen

• OS Standard Druck
• Acrobat Kommandozeilen Druck
• Acrobat DDE Druck
Sonstige Einstellungen:
Verarbeitungsoptionen abfragen - Ja / Nein: Wird diese Option aktiviert, so werden die Einstellungen vor dem Versand angezeigt und abgefragt, ansonsten erfolgt die Verarbeitung „silent“ ohne Benutzerdialog
Durch anhaken der Checkboxen können Sie bestimmen, ob

• iPaper bei Start des PC automatisch gestartet werden soll
• der Startschirm angezeigt werden soll
iPaper immer im Vordergrund arbeiten soll

Anwendung Hinterlegen von Briefpapier / Vorlagen

Der Ausdruck wird automatisch mit einer PDF Datei unterlegt. Als Underlay wird eine PDF Datei verwendet, die Sie entweder selbst erstellen oder mit Hilfe eines Grafiker.
Ein Underlay kann aus einer oder mehreren Seiten bestehen - damit lassen sich für die erste und die folgenden Seiten unterschiedliche Layouts hinterlegen.
Formular in iPaper hinzufügen Ein neues Formular können Sie entweder über das Hauptmenü - Verarbeitungsfenster - Formulareinstellungen hinzufügen oder per drag & drop in das Verarbeitungsfenster hineinziehen.

Druckvorgang / Verarbeitung
Über das Menü "Datei - Drucken" wählen Sie iPaper PDF aus, um so den Druckvorgang auszulösen.
Wenn Sie keine Voreinstellungen im iPaper Menü getroffen haben (z. B. in Warteschlange sammeln, Formular abfragen, etc.), so wird das Dokument automatisch - ohne manuelle Zwischenschritte - in ein E-Mail eingefügt.
Andernfalls öffnet sich das Verarbeitungsfenster:

• Als E-Mail Anhang einfügen: Wählen Sie dazu in der Abfragemaske (Verarbeitungsoptionen) "E-Mail" aus.
• In ein Dateisystem speichern: Wählen Sie in der Abfragemaske (Verarbeitungsoptionen) "Speichern" aus, danach geben Sie an, wohin die Datei gespeichert werden soll.
• Ausdrucken: Soll das Dokument über einen Drucker ausgegeben werden, so müssen Sie bei der Verarbeitung die Checkbox "Autoprint" anhaken.
Wenn Sie noch zusätzlich im Drop Down Menü E-Mail ausgewählt haben, wird das Dokument gleichzeitig in ein E-Mail eingefügt.

Warteschlange anhalten / freigeben
Die Warteschlangen-Funktion ermöglicht es, den sofortigen Versand der erzeugten PDF Datei anzuhalten und diese in eine Warteschlange zu stellen, um in weiterer Folge aus verschiedenen Quellen weitere PDF Dateien zu erzeugen und einzufügen. Mit Freigabe der angehaltenen Queue können alle „gesammelten“ Dateien auf einmal in die E-Mail Nachricht eingefügt werden. Die PDF Dokumente können dabei einzeln oder als zusammengemischte Gesamt-PDF Datei übergeben werden.

Wählen Sie das Anhalten aller PDF Druckdateien in einer Warteschlange aus - "In Warteschlange sammeln" .
Sobald Sie alle gewünschten Dokumente in der Warteschlange gesammelt haben, klicken Sie "Warteschlange freigeben" an, es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie die Dokumente noch folgendermaßen bearbeiten:

• Reihenfolge ändern - Dokument über die Pfeiltasten hinauf- / hinunterschieben
• Markierung "Dokumente mischen" setzen / zurücksetzen - Aufeinanderfolgende Dokumente mit gesetzten Markierungen (angehakte Checkbox) werden zu einem PDF-Gesamtdokument zusammengefaßt. Nicht markierte Dokumente werden als Einzelattachments eingefügt.
• Dokument(e) aus Warteschlange entfernen
• PDF-Dokument(e) aus dem Dateisystem in Warteschlange einfügen
• PDF Dokument anzeigen
• Auswahl Underlay für alle in der Warteschlange befindlichen Dokumente
• Änderungen speichern
• Warteschlange schließen (Der Inhalt bleibt jedoch gespeichert. Über die Funktion "Warteschlange freigeben" im iPaper Menü, können Sie diese wieder aufrufen.)
• Warteschlange verarbeiten
• Attachmentname / Bookmarkname editieren (klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Titel)
• Listanzeige Warteschlange: Anzeige Bookmarkname, Seitenzahl, Dateigröße
Wenn Sie bereits beim Einfügen in die Warteschlange Formulare ausgewählt haben, so dürfen Sie in der Warteschlange nicht noch einmal ein Formular auswählen, ansonsten werden die Dokumente noch einmal mit einem Formular unterlegt. Daher belassen Sie bitte die default Einstellung "kein" Formular.
Schnellstart Menü Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das iPaper Icon in der Taskleiste, gelangen Sie in das Schnellstartmenü:

Öffnen iPaper
Durch anklicken gelangen Sie in das Hauptmenü.
Start/Stop
iPaper Starten oder Stoppen
In Warteschlange sammeln
Wenn Sie diese Funktion auswählen, ist diese in der Ansicht angehakt. Es werden alle Dokumente in der Warteschlange gesammelt. Sie müssen also nicht bei jedem einzelnen Ausdruck manuell das Sammeln in der Warteschlange einstellen.
Warteschlange freigeben.
Wenn sich Dokumente in der Warteschlange befinden, ist dieser Menüpunkt färbig. Durch anklicken wird die Warteschlange zur weiteren Verarbeitung geöffnet.
Standardformular auswählen
Sollten Sie häufig ein bestimmtes Formular verwenden, so können Sie dieses als Standard einstellen und ersparen sich dadurch das manuelle Auswählen bei jedem Druckvorgang.
Fragen - Formular
Wenn Sie diese Funktion auswählen, ist diese in der Ansicht angehakt. Sie werden bei jedem Ausdruck über iPaper nach dem gewünschten Formular gefragt.
Fragen - E-Mail Anhang Name
Wenn Sie diese Funktion auswählen, ist diese in der Ansicht angehakt. Es wird bei jedem Ausdruck über iPaper ein Dateiname vorgeschlagen, den Sie manuell ändern können.
Fragen - PDF Benutzerpasswort
Wenn Sie diese Funktion auswählen, ist diese in der Ansicht angehakt. Sie werden bei jedem Ausdruck über iPaper gefragt, ob Sie ein Passwort vergeben wollen. Die Kontrolleingabefunktion verhindert Eingabe von Tippfehlern.
Ende
Beendet iPaper, das Icon ist in der Taskleiste nicht mehr sichtbar. Für einen neuerlichen Start müssen Sie das Programm über Ihre allgemeine Programmauswahl öffnen.

iPaper FAQ
Wie stelle ich die Defaulteinstellungen um?
iPaper Icon mit rechter Maustaste anklicken bzw. durch Doppelklick öffnen, dort die Einstellungen durch anklicken ändern.

Wie erstelle ich Briefpapier mit Folgeseite?
Sie erzeugen eine mindestens 2-seitige Vorlage. Also z. B. 1. Seite ist Briefpapier, 2. Seite ist leer.

Was mache ich, wenn ich keine anders gestaltete Folgeseite will?
Sie müssen nur Eine einseitige Vorlage erstellen.

Worauf muss ich bei der Erstellung eines Briefpapiers achten?
Die Datei sollte nicht zu groß werden (ca. 50kb reichen).

Was mache ich, wenn ich die Warteschlange nicht sofort bearbeiten möchte? Wie rufe ich sie später auf?
Sie schließen die Warteschlange. Später rufen Sie diese über das iPaper Icon wieder auf.

Was mache ich, wenn ich nun doch ein Dokument in der Warteschlange als Einzeldatei im E-Mail mitsenden möchte?
Sie rufen das Warteschlangenmenü auf und nehmen vom betreffenden Dokument den Haken aus der Checkbox.

Warum sind die Dateien in der Warteschlange nicht angehakt?
Öffnen Sie das iPaper Menü und haken Sie im Menüpunkt "Verarbeitung" das Kästchen "Alle Dateien mischen" an.

Warum kann ich keine Bilddateien oder Word Dokumente per Drag and Drop in die Warteschlange einfügen?
Sie können nur PDF-Dokumente in die Warteschlange einfügen. D. h., andere Dokumentformate müssen zuerst ins PDF konvertiert werden.

Wo gebe ich den Lizenzkey ein?
Öffnen Sie das iPaper Menü, klicken in der Menüleiste das Grüne Fragezeichen an, unter "Registration Info" klicken Sie "Register" an. Dort können Sie die Lizenzierungsinformationen eingeben.

Warum habe ich plötzlich 2 Vorlagen über mein Dokument gelegt?
Sie wählen bereits beim Einfügen des Dokumentes in die Warteschlange eine Vorlage aus. Offenbar haben Sie beim Verarbeiten der Warteschlange noch einmal ein Briefpapier ausgewählt. Dieses wurde nun über das andere zusätzlich gelegt.

Ich kann die PDF Anhänge, die mir über mein Webmailprogramm geschickt wurden, nicht öffnen.
Wenn Sie an gmx, yahoo oder ähnliche senden wollen, dann versenden Sie den Anhang als .zip-Datei oder versehen Sie diese mit Passwort.

Weitere Infos und auch Fehlerlösungen finden sie in unserer FAQ unter www.xkey.at/faq oder kontaktieren sie unseren Support unter support@xkey.at